Nerf de la guerre de tout travail, la collaboration entre les différents intervenants autour d’un projet fait l’objet de nombreuses réflexions et développement d’applications. Malgré d’apparentes similarités, ces applications soulèvent des enjeux différents.

    Diagramme de Gantt, classeurs de budget Excel, calendrier Outlook ou versioning des exés… pour les chefs de projets ou les responsables de services, ces termes devraient être familiers. Que vous soyez petits post-its sur les bureaux ou bien longs mails de récapitulation, la gestion de projet nécessite de l’organisation tant dans le montage et le suivi, que dans la communication entre les différentes parties prenantes à celui-ci. Certaines entreprises l’ont bien compris et ont fait même de la gestion de projet le cœur de leur activité. Du simple outil de partage de dossiers aux solutions de gestion « tout compris », quelles sont les solutions à notre disposition aujourd’hui ?

    Petite typologie des outils existants à l’usage du chef de projet débordé

    D’une façon générale, il est possible de trier les diverses solutions pour faciliter la gestion de projet selon leur degré de complexité des tâches qu’elles permettent d’effectuer. Faisons un petit tour d’horizon de l’existant.

    Les applications dédiées à des tâches uniques

    Diagramme de GanttCertaines applications existent pour répondre à un besoin bien précis tel que le partage des données, l’organisation du travail, ou bien la formalisation des retours. Conçues pour gagner du temps, elles proposent un service basique et sont rapidement opérationnelles pour un coût très accessible, voire gratuit. Parmi ces applications, nous pouvons citer Google Drive, Dropbox, ou bien encore Gantt Project dans le cas de la gestion de projet.
    Bien qu’il soit possible de savoir qui a posté quoi dans le dossier commun, ce modèle d’application ne permet pas de bénéficier de retours des autres participants directement. Ces outils se contentent d’offrir des espaces communs, où sont réunis les différents éléments d’un projet, afin que tout le monde dispose des mêmes informations au même moment. Par contre, bien paramétrées, ils s’avèrent ingénieux pour éviter les difficultés ayant pour origine le versioning.

    Les outils de gestion de projets et de ressources humaines

    Earliz, une solution de gestion de projets en SaaSDe nombreux logiciels et solutions digitales sont entièrement dédiés à la gestion de projet dans tous ses aspects techniques. Planification, gestion des ressources humaines allouées à l’exécution d’une tâche, analyse des reportings d’activités, évaluations des coûts et des gains que suscite un projet… Le chef de projet profite de toute une panoplie d’outils entièrement dédiés à son activité réunis en un seul. Nous pouvons citer à titre d’exemple le logiciel TimePerformance ou bien la solution SaaS (Software as a Service) Earliz qui combinent habilement gestion de projets et gestion des participants aux projets.
    Si l’on peut louer l’efficacité de ces solutions, il est possible d’émettre certaines réserves quant à leur accessibilité et la philosophie qu’elles sous-tendent, volontairement ou non. En effet, les interfaces proposées sont relativement peu intuitives, ce qui peut rendre le partage de l’information et sa compréhension par tous les collaborateurs quelque peu laborieux. Par ailleurs, nous pouvons questionner la vision très « comptable » de l’exercice de la gestion de projet par le biais de ces solutions, très tournées vers la performance économique au détriment de la collaboration (avec quelques nuances dans le cas d’Earliz).

    Les outils à haute valeur collaborative

    Ces derniers outils ont capitalisé sur l’utilisation accrue et massive des réseaux sociaux en en reprenant certains codes pour les intégrer dans le domaine professionnel : live-chat, notifications d’activité avec possibilité de commenter, visioconférence. Souvent connectés au Cloud lorsqu’ils n’en font pas eux-mêmes partie, ils proposent, en outre, de synchroniser différentes applications à tâches uniques dédiées au travail, afin de compléter leur offre. Wimi, Atik team et Azendoo sont des représentants du genre.
    Ces solutions sont symptomatiques d’une nouvelle tendance dans la façon de gérer son travail, qui se veut plus souple, plus nomade et plus personnalisée. L’outil s’adapte à la façon de travailler de son utilisateur et non l’inverse. L’ajout de fonctionnalités par le biais de connexion à des applications assure la modularité et quelque part, la longévité de ces solutions, les interfaces intuitives et personnalisables, rendent leur prise en main rapide et agréable. Nous pouvons cependant émettre quelques réserves quant la préservation de la confidentialité des données stockées sur le Cloud, au vu des actualités quotidiennes relatant des fuites d’informations soi-disant très bien protégées. Par ailleurs, même si elle garantit un accès à tout moment et n’importe où à son bureau « virtuel », l’utilisation du Cloud suppose un accès à Internet constant et de bonne qualité. Ce dernier aspect met en lumière la prise d’importance des FAI dans l’écologie économique de l’entreprise, acteurs à l’influence relativement modeste jusque-là.

    Des solutions à l’image de leurs utilisateurs

    En guise de conclusion, nous pouvons affirmer, sans prendre trop de risques, qu’il n’y a pas de solutions meilleures que d’autres au niveau des outils de travail collaboratif. Sans aller jusqu’à dire qu’il existe autant d’outils que de chefs de projet, il est important de noter que la tendance penche en faveur de la personnalisation et du nomadisme. Face à la volonté d’améliorer les performances de l’entreprise et à l’émergence quotidienne de nouveaux usages du digital, les solutions actuelles s’axent autour de l’amélioration de la communication entre les différents acteurs liés à un projet. Ce dernier point semble être, pour les prochains outils, le véritable enjeu auquel répondre.

    Article rédigé par Angeline Perrot.
    Veille par Marina Marinkovic.

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